Мои "воспиталки" своих начальников отделов.

[dmitmil]

Может кому-то интересно будет в плане опыта (здесь много руководителей в сфере ИТ):

Вопросы для вас самих, как для руководителей- для размышления.

1. Я недоволен каждодневным уровнем работы отдела.
2. Я не уверен, что отдел выполнит проект или задача будет выполнена в сроки, которые заявлены.
3. Меня раздражает то, что отдел как будто бы выходит из-под контроля. У меня такое впечатление, что сотрудники "не слышат, что им говорят".
4. У меня такое ощущение, что отдел хочет не совсем того же, чего хочет компания. Такое ощущение, что у отдела какая то своя цель, к которой он и стремится. Иногда мне кажется, что отделу все равно, что нужно предприятию.
5. Я вообще не знаю и не понимаю, как работает отдел и каковы приоритеты его работ.
6. Мне приходится слышать от менеджеров и рядовых сотрудников отдела, что их игнорируют", что отдел остается за рамками процесса принятия решений на предприятии, что к отделу никто не прислушивается.
7. Я вижу, что подразделения компании осуждают отдел за упущенные возможности или сорванные проекты.
8. Я вижу, что подразделения компании стремятся создавать и внедрять системы без вклада, помощи или контроля со стороны отдела.
9. Я вижу, что подразделения компании вводят менеджеров в круг принятия бизнес-решений в самую последнюю минуту или вообще предпочитают не вводить их в курс дела.
10. Я вижу, что отдел изолирует себя от компании и не испытывает особого желания общаться с другими отделами компании, а также не вовлекается в неделовые мероприятия.



Мне также интересны ваши ответы на эти вопросы.

У меня лично, пока почти все ответы- ДА.



Следующие шаги по исправлению ситуации, как я это вижу:



1.Нам необходимо точно знать свой объем работ. Для этого, менеджер ХХХ проводит инвентаризацию.
2. Затем, мы анализируем ситуацию и делаем выводы: какой процент проектов охвачен нами из общего объема.
3. Оцениваем ограничения наших возможностей.
4. Оцениваем свои возможности в плане 100%-го охвата всех работ с учетом всех ограничений.
5. Представляем этот анализ руководству, вместе с предложениями по улучшению (как то: разграничение работ, обоснованное увеличение штата, зарплат и т.д.)


Собственно цель всей нашей деятельности в компании- работать так, чтобы на все вышеперечисленные вопросы был ответ НЕТ.

И в ПЕРВУЮ очередь заинтересованность работы цехов с отделом зависит конкретно от ВАС, как от НАЧАЛЬНИКОВ отделов.

Не нужно мне говорить, что существует некая иерархия и что все эти вопросы должны решаться вышестоящим руководством. В цехах есть руководители, готовые вас выслушать, понять, принять решение или донести ваши конкретные больные темы начальнику цеха или выше.

Но чем дальше мы будем абстрагироваться от цеха, тем меньше будут слушать ВАС конкретно, тем чаще ВЫ конкретно будете востребованы, как специалисты.

Я хочу, чтобы ВЫ это поняли и были активнее. Я не хочу, чтобы меня, как Начальника Управления расценивали только как решателя всех проблем.

Я хочу, чтобы от ВАС, как от менеджеров исходила инициатива и конкретные предложения по улучшению своей же деятельности и деятельности ВАШЕГО отдела.



Все последующие жалобы, что у нас нет работы, нас не слушают и т.п., я хочу слышать ТОЛЬКО с ВАШИМИ мыслями- почему данная ситуация происходит, что ВЫ сделали для решения вопроса и что именно нужно сделать ВАМ для исправления данной ситуации. И уже потом: почему у ВАС не получилось решить эту проблему и какие действия, по ВАШЕМУ мнению, должны предпринять руководитель Управления или Директор. Только после этого у нас получится конструктивный диалог.



Я не хочу сказать, что ВСЕ начальники отделов руководят СВОИМ отделом настолько плохо, что…. Кто-то из вас работает хуже или лучше, но общая тенденция такова (см. вопросы.)

[Andrew_]

Очень интересная тема. Правда... Сам не руководитель, но работаю в области ИТ и консалтинга. С вашего позволения поразмышляю. :-)
Все вопросы так или иначе связаны с ролью ИТ-отдела на предприятии. Это довольно распространенная проблема...

ИМХО, роль и функции ИТ-отдела должен понимать в первую очередь руководитель, затем сам отдел.
Чтобы отдел работал на предприятие нужно его больше занимать и вовлекать в жизнь цехов.
Причем не только отдел должен этого хотеть, но и цеха тоже.
Я видел предприятие, когда начальник подразделения выделил денег и внедрил себе по тихому "системку", хотя на предприятии работает совсем другая ERP. Получил по ушам очень хорошо.
Почему цеха хотят что-то внедрять сами? У них есть своя работа помимо ИТ.

Отдел не хочет того, что и компания, имхо, т.к. не понимает, что на любом предприятии есть "основной бизнес" и есть обслуживание. Так вот - ИТ - это обслуживание... как админы, секретари и т.п.

"Я вообще не знаю и не понимаю, как работает отдел и каковы приоритеты его работ." - извините, сами распустили.

ИМХО нужно на листочке (хотя бы) выписать функции ИТ отдела, расставить приоритеты.
потом сделать список проектов и сопоставить...
а уже потом оптимизировать работы, увеличивать штат, ЗП и т.п.

Есть понятие ИТ-стратегия предприятия, в ней излагаются основные направления развития и цели ИТ для предприятия.

Вполне возможно, что начальник отдела не особо активный, можно либо поменять, либо нагрузить/объяснить...

[Andrew_]

Перечитал свое.
Прошу прощения, если тон резок.

[NissaFly]

Меня в свое время учили, что если хочешь получить позитив от визита к руководителю, то вопос должен строиться по схеме:
1. Описание ситуации или процесса.
2. Описание возникшей проблены с легким ее анализом.
3. Предлагаемые решения.

Руководитель должен иметь возможность выбрать то решение, которое он считает нужным, либо предложить свое. Кроме того, такая раскладка покажет, насколько Вы владеете ситуацией и не потребует дополнительных трепыханий.
Это если о взаимодействии руководитель-подчиненный.

По IT отделу сложная ситуация. Какие функции он выполняет, поддержка, разработка или и то, и другое, или что-то еще? В зависимости от этого простраиваются коммуникации в компании. Однако, если нет четко задекларированных разграничений по функцональному взаимодействию, будут присутствовать постоянные перекрытия функций между отделами.

[dmitmil]

Да нет, просто тут свои особенности в цехах. Я увидел такие вопросы. Начальники отделов их не видят. Менятьначальников - еще более сложная задача. Приходится воспитывать. Но есть внутреннее сопротивление, даже не смотря на повышение зп. Типа- приехал барин из Москвы и учит нас, которые тут всю жизнь- как жить правильно..ну и т.п. Вообще, если интересно, можно об этом при встрече как-нить поговорить.

[dmitmil]

Сообщение от NissaFly Меня в свое время учили, что если хочешь получить позитив от визита к руководителю, то вопос должен строиться по схеме: 1. Описание ситуации или процесса. 2. Описание возникшей проблены с легким ее анализом. 3. Предлагаемые решения. Руководитель должен иметь возможность выбрать то решение, которое он считает нужным, либо предложить свое. Кроме того, такая раскладка покажет, насколько Вы владеете ситуацией и не потребует дополнительных трепыханий. Это если о взаимодействии руководитель-подчиненный. По IT отделу сложная ситуация. Какие функции он выполняет, поддержка, разработка или и то, и другое, или что-то еще? В зависимости от этого простраиваются коммуникации в компании. Однако, если нет четко задекларированных разграничений по функцональному взаимодействию, будут присутствовать постоянные перекрытия функций между отделами.

Именно этого я и добиваюсь- научить людей думать самостоятельно. Функционал у нас- сервис (поддержка) и разработка одновременно. Людей мало. Мало того, цеха тянут одеяло на себя (им выгодно отбрать часть функций), но все простои списывать на отделы. Бороться в такой ситуации с цехами (они как самостоятельные бизнес- единицы)- очень тяжко, т.к. у управления даже бюджета своего нет. Ну и т.п.

[NissaFly]

А что у нас с коммуникациями?
Симптомы очень похожи на ситуацию, когда с обменом информацией полный швах. Здесь в едином комплексе должны работать почта, телефония, должен быть грамотно поставлен документооборот. Плюс необходимо расписать матрицу ответственности.
Дальше, на мой взгляд, чтобы развивать IT службу, сейчас придется писать концепцию развития этого подразделения в разрезе бизнеса компании. Кроме того, для повышения доверия со стороны цехов, проектная деятельность IT-ишников должна быть прозрана. Это необходимо для понимания остальными подразделениями, когда что и как будет сделано.

А разгонять начальников отделов ...... ну разьве что уволить парочку для острастки, а в цехах особо ретивым руководителям по выговору за влезание в не свои дела Частенько помогает.

[dmitmil]

С коммуникацией- трындец полный. Мобильный себе еле вырвал (после года работы!) и еще 2-м людям. О эл. документообороте говорят уже года 3. Почта работает, но после установки нового эксчейнж-сервера глючит часто.
Концепция написана год назад - слушать никто не хочет, в руководстве никому дела нет до проблем подразделения. Точнее слушают, головами кивают..и...все на этом заканчивается.
Прозрачность достигается совещаниями. В неделю их до пары десятков бывает по разным вопросам, сообщают в лучшем случае за час о месте и времени проведения. Добирайся- как хочешь, личный транспорт запретили на территории завода, а пехом из одного конца в другой- час. Зимой вообще пиппец- везде лед. Я пару раз чуть ноги не сломал, т.к. часть короткого пути- по шпалам.
Вопросы решаются так: пишется письмо на босса. Через неделю в лучшем случае звонят что-то пояснить. Решение принимается в лучшем случае через месяц. Обратной связи- ноль. Т.е. на любую бумагу нужно постоянно звонить, спрашивать что с ней и где она. Ну т.д. и т.п. Ж@#па, а не бизнес-процессы.

[NissaFly]

Искренне сочуствую.

Мне довелось поработать в ЮКОСе почти весь прошлый год - до сих пор под впечатлением, как там эти вопросы были поставлены. Для себя считаю увиденное эталоном.

Сейчас в одном известном банке опыт получаю, так в этом плане тоже не плохо, но по сравнению с ЮКОСом - полная Ж...

Хотя кое-какие мыслишки бродят и пытаемся ситуацию изменить к лучшему. Основной принцип, взятый на вооружение и подтвержденный жизнью - "изменения проводить постепенно и маленькими порциями"

Что бы реально помочь - нужно более подробное описание ситуации.

[weiss]

Сообщение от NissaFly Мне довелось поработать в ЮКОСе почти весь прошлый год - до сих пор под впечатлением, как там эти вопросы были поставлены. Для себя считаю увиденное эталоном.

+1.
ЮКОС рулит. Где, в каком подразделении?